Hosted Exchange mit optionaler Archivierung

Hosted Exchange - auch zur Archivierung nach GoBD einsetzbar?

Die Geschäfts- und Businesswelt befindet sich in einem steigen Wandel. Immer mehr Arbeitsleistungen werden Remote, also außerhalb der Betriebsstandorte, erbracht. Zuverlässige digitale Kommunikationsplattformen sind für den reibungslosen Geschäftsablauf unerlässlich. Um diese zu gewährleisten, haben sich Hosted-Exchange-Dienste etabliert. Sie basieren auf den Microsoft Exchange-Servern und bieten neben einer überzeugenden E-Mail-Lösung viele weitere Vorteile für mittelständische und große Unternehmen. Unter anderem lässt sich Exchange mit einer Lösung zur Archivierung nach GoBD integrieren.

Was ist Hosted Exchange?

Hosted Exchange ist ein Dienst, der von vielen IT-Unternehmen und Webhosting-Providern angeboten wird. Es handelt sich dabei um eine E-Mail-Lösung, die auf Microsoft Exchange basiert. Sie ermöglicht es, E-Mails, Kalender, Kontakte oder Aufgaben innerhalb eines Teams zu verwalten.

Hosted Exchange befähigt Kunden, einen Exchange-Server zu betreiben, ohne die IT-Infrastruktur selbst administrieren zu müssen. Dabei profitieren sie von den folgenden Funktionen:

• E-Mail-Kommunikation: Exchange ermöglicht den Versand, den Empfang und die Verwaltung von E-Mails. Darüber hinaus bietet es Verschlüsselungs- und Archivierungsoptionen sowie die Integration von Clients.
• Kalenderfunktionen: Benutzer können persönliche Kalender erstellen und sie für Teammitglieder freischalten. Zudem können sie Einladungen zu Terminen verschicken und Besprechungen organisieren.
• Kontaktverwaltung: Kontakte können innerhalb von Exchange in persönlichen oder gemeinschaftlichen Adressbüchern verwaltet werden.
• Aufgaben und Reminder: Benutzer können Aufgaben erstellen, verwalten und delegieren. Exchange bietet Erinnerungsfunktionen, um Teammitglieder an ausstehende Aufgaben und Termine zu erinnern.
• Gruppenfunktionen: Exchange ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Gruppen sowie Verteilerlisten, um die Kommunikation innerhalb von Teams zu vereinfachen.
• Integration mit anderen Diensten: Exchange lässt sich nahtlos mit anderen Microsoft-Produkten wie Skype oder SharePoint integriert werden.

Darüber hinaus können Unternehmen mit Hosted Exchange die Archivierung nach GoBD sicherstellen. Es handelt sich dabei um die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form und zum Datenzugriff, die durch das Bundesfinanzministerium erstmals im November 2014 bekannt gegeben wurden.

Sie enthalten Vorgaben dafür, wie Unternehmen ihre steuerlich relevante Unterlagen archivieren müssen, damit diese von den Finanzbehörden geprüft werden können.
Demnach ist die Archivierung nach GoBD für jedes Unternehmen relevant, welches in Deutschland steuerpflichtig ist.

Wichtige Grundlagen der GoBD sind

• Nachvollziehbarkeit: Alle Geschäftsvorgänge müssen nachvollziehbar, protokolliert und dokumentiert sein.
• Unveränderbarkeit: Daten oder Dokumente dürfen nicht verändert werden. Sollten sie dennoch bearbeitet worden sein, müssen Vorgängerversionen sowie die Bearbeitungsschritte nachvollziehbar sein.
• Sicherheit: Die Archivierung nach GoBD setzt auch Sicherheitsvorkehrungen voraus, die die Daten vor dem Zugriff Unberechtigert schützen.
• Verfügbarkeit: Die Finanzbehörden müssen in der Lage sein, auf die archivierten Daten zuzugreifen.

Wie kann die Archivierung nach GoBD mit Exchange umgesetzt werden?

Mit einem Hosted-Exchange-Paket können Unternehmen ihre E-Mails bereits datenschutzkonform archivieren. Allerdings bietet das Produkt keine allgemeine Dokumenten-Archivierung.

Hierfür können interessierte Kunden ein Zusatztool, die Exchange Online-Archivierung von Microsoft buchen. Diese ist mit der E-Mail-Plattform vollständig kompatibel und ermöglicht es, wichtige Dokumente, entsprechend der Vorgaben der deutschen Finanzbehörden abzulegen und zu archivieren.

Alternativen zu Hosted Exchange

Microsoft Exchange ist auf die Kommunikation innerhalb von Teams optimiert. Unternehmen, die umfangreichere Lösungen benötigen, finden in Microsoft 365 eine Weiterentwicklung von Exchange. Zusätzlich zu den E-Mail-Diensten bietet das Produkt Office-Anwendungen sowie Croudworking-Tools wie Teams oder Yammer. Außerdem ist in die Office-Lösung von Microsoft ein Cloud-Speicher integriert, was die Archivierung nach GoBD vereinfacht.

Auch über Google Workspace mit der integrierten Google-Vault lassen sich Daten schnell und einfach rechtssicher archivieren. Mit Google Vault können Nutzeraktivitäten erfasst werden, womit die Dokumentation nach GoDB schnell und effektiv erfolgen kann.